Jornadas Iberoamericanas de Arquivos Municipais na Gulbenkian

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No âmbito das comemorações do Dia Mundial dos Arquivos (9 de junho), o Arquivo Municipal de Lisboa organizou as Jornadas Iberoamericanas de Arquivos Municipais 2016, subordinadas ao tema “Reinventando os Arquivos Municipais no Século XXI”. A iniciativa encerrada pelo diretor municipal de Cultura, Manuel Veiga, decorreu entre 1 e 3 de junho na Fundação Calouste Gulbenkian, contando com a participação de 16 instituições representadas por peritos portugueses, espanhóis e da América Latina.

Mary Elizabeth Caleño, da direção metropolitana de Gestão Documental e Arquivos de Quito, foi uma das convidadas do primeiro painel das jornadas, denominado “Os Arquivos como função transversal nas organizações: a sua importância nos processos de modernização administrativa”. Até 2010 não existia um sistema de arquivos articulado na capital do Equador, Quito. O projeto do Sistema Metropolitano de Gestão Documental da cidade passou à prática, e, cinco anos depois, o arquivo de Quito é repartido por vários espaços, à semelhança do de Lisboa, e tem novos desafios, que passam pela “democratização da informação” e o “investimento na capacitação do pessoal”.

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Mary Elizabeth Caleño mostrou fotografias ilustrativas da acumulação de arquivos, que, previamente à implementação do sistema de gestão documental e arquivos em Quito, era realizada de forma precária, pondo em risco a preservação dos documentos. O estudo de caso comprova que, com um “plano transversal de atuação” é possível ultrapassar os desafios institucionais.

“Temos como objetivo a reestruturação e fortalecimento das unidades de arquivo, a implementação de políticas e normativas técnicas, a gestão integral de documentos e administração eletrónica, a conservação e preservação do património documental e a oferta de serviços documentais e respetiva difusão”, Mary Elizabeth Caleño enumera as etapas a ultrapassar, salientando o contributo da divisão de Arquivos de Barcelona, uma espécie de “pai” neste processo, afirma.

Catarina Vaz Pinto, vereadora da Cultura da Câmara Municipal de Lisboa, salientou a importância da “partilha de experiências entre instituições congéneres” nesta iniciativa, através do diálogo em torno de espaços que não se querem fechados, para que os seus profissionais possam “enfrentar os desafios do século XXI”. O moderador da mesa, Júlio Cerdá Diaz, chefe de divisão do Arquivo Municipal de Arganda del Rey (Espanha), reforçou que “é necessário que haja evolução para a permanência do arquivo no futuro”.

O Arquivo Municipal de Lisboa

O Arquivo Municipal de Lisboa, nas palavras da responsável, Inês Morais Viegas, atua em três áreas distintas: a técnica (indexação, preservação, conservação e restauro, gestão documental, etc.), a do acesso à informação (consulta, reprodução, certidão e informação), e a cultural e pedagógica (serviço educativo e visitas guiadas, workshops, exposições, conferências, publicações). Neste último ponto Inês Viegas destacou a organização de duas atividades, a decorrer no ano de 2017: a segunda edição da Traça – Mostra de Filmes de Arquivos Familiares, e a Feira do Livro de Fotografia, cujo tema vai estar associado à Capital Iberoamericana da Cultura (Lisboa).

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No plano dos “sonhos”, como lhes chamou, Inês Viegas coloca a obtenção de um edifício para o Arquivo Municipal de Lisboa (atualmente dividido entre Campolide, Arco do Cego, Largo do Calvário e Rua da Palma), projeto que se vem a adiar e reformular há já longos anos, como demonstrou na sua intervenção, e, por outro lado, a gestão documental integrada na Câmara Municipal de Lisboa, cuja realização depende da “vontade política” e “constituição de uma equipa multidisciplinar”. A diretora apresentou ainda o novo vídeo promocional do Arquivo Municipal de Lisboa.

“Não esperem 250 anos”, aconselhou, Silvestre Lacerda, do Arquivo Nacional da Torre do Tombo e representante da Associação Latino-Americana de Arquivos, afirmando a sua certeza em estar para breve “a oportunidade de existir um edifício ao nível do Arquivo Municipal de Lisboa”. Destacou o Mercado Único Digital na Europa como uma prioridade, sendo “necessário que este tenha capacidade de garantir a continuidade no acesso à informação […], garantir os direitos não só no presente, mas também no futuro”, referindo-se à utilização de papel, e elogiando, nesta matéria, as medidas apresentadas pelo Governo no programa SIMPLEX. Falou ainda da importância da integração da tecnologia nos sistemas orgânicos das instituições, por meio de um conceito de “património digital” que, afirma, é preciso “assumir e desenvolver”.

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O Arquivo Municipal do Porto esteve representado, neste primeiro dia das jornadas, por João Paulo Lopes e Daniela Fernandes. João Filipe Venâncio Leitão, do Arquivo Municipal da Lourinhã, contribuiu também com a sua experiência nesta instituição. Daniel de Melo, do Arquivo Municipal de Lisboa apresentou o “Projeto MEF/Autarquias: construção de um plano de classificação (e de avaliação) para a Administração Local”.

Entre os conferencistas sul-americanos estiveram ainda presentes, nos dias seguintes, Beatriz Kushnir, diretora-geral do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro (Brasil) e Julio Alberto Parra Acosta, subdiretor do Sistema Distrital de Arquivos de Bogotá (Colômbia).